Passer le relais à la nouvelle équipe municipale

De nombreuses communes s’apprêtent à vivre un passage de témoin entre anciennes et nouvelles équipes municipales. Un moment crucial. Projets et dossiers en cours, engagements financiers, contacts et numéros indispensables… L’enjeu de la transmission est considérable pour ne pas créer de flottement ou de rupture dans la gestion communale. À Marcillé-Robert (Ille-et-Vilaine, 1 000 hab.), Laurent Divay le sait d’autant plus qu’il y a six ans, pour son premier mandat, il n’a pas pu en bénéficier, le maire étant décédé juste avant les élections. «J’étais déjà conseiller et je connaissais les dossiers en cours. Mais c’est complètement différent d’être maire. Lorsque je suis arrivé dans le bureau, il était vide, il n’y avait plus rien ou presque. J’ai dû quasiment repartir de zéro », explique-t-il.  Quand la transition se heurte à des tensions humaines – relations dégradées entre sortants et entrants, clivages politiques exacerbés... –, il faut faire avec une absence totale de passation.

Béatrice Delorme, maire de Saint-Germain-au-Mont-d’Or (Rhône, 3 000 hab.), a connu cette situation en 2020, pour son premier mandat. «Au-delà des dossiers, ce qui manque, c’est tout ce qui relève de la vie d’un élu : les protocoles, les procédures, l’organisation des astreintes le week-end, les codes alarmes des bâtiments… », confie-t-elle. Et les élus d’appeler à une transition en bonne intelligence (lire ci-dessous).

Informer sur les dossiers sensibles, les spécificités

La priorité pour les maires sortants est de porter à la connaissance de leur successeur le fonctionnement et l’activité de la commune. Phase d’autant plus cruciale quand ce dernier n’a jamais eu de fonctions électives. Certains, notamment dans des communes de plus grande taille, ont anticipé et organisé de manière méthodique cette transmission. Patrick Genre, maire de Pontarlier (Doubs, 17 500 hab.), en témoigne : «Je prépare, depuis plusieurs semaines, un dossier synthétique “papier” que je remettrai et présenterai au futur maire, au futur président ou à la future présidente de la communauté de communes dès son arrivée. J’ai demandé aux services de rédiger, direction par direction, une sorte de fiche d’identité précisant les fonctions, les périmètres, les moyens financiers, les actions en cours, les investissements engagés, etc. Le ou la successeur(e) disposera ainsi d’un dossier un peu plus politique et d’un autre plus organisationnel et administratif. »

Même anticipation pour Béatrice Delorme. «Certains dossiers ne sont pas dématérialisés, comme des comptes-rendus relatifs à la politique métropolitaine sur la gestion de l’eau. Petit à petit, j’ai classé et organisé les documents pour laisser une trace sur tout. » Il y a des dossiers qui sont aussi plus sensibles et qui requièrent une vigilance particulière. Les élus pointent en particulier le plan communal de sauvegarde (PCS ), à rapidement s’approprier pour connaître les risques présents sur sa commune «et savoir comment réagir et gérer les cas d’événements majeurs », préviennent les élus. C’est enfin partager toutes les spécificités propres à chaque commune. «Mille habitants, c’est petit et nous fonctionnons comme une petite commune. Pourtant, nous avons deux écoles avec le volet périscolaire à gérer. Cela implique des coûts, des recrutements, une gestion de l’absentéisme, sans disposer des mêmes services qu’une commune plus importante. Il faut bien le prendre en compte », relate Laurent Divay. Claudine Bereau, maire d’Hilaire-sur-Erre (Orne, 500 hab.), s’attachera, elle, à expliquer à son successeur le fonctionnement de la cantine, «parce que si la communauté de communes a la compétence scolaire, nous avons gardé la compétence restauration scolaire ». 

L’appui indispensable des services

Dans les grandes comme dans les petites communes, les nouvelles équipes pourront s’appuyer sur les équipes administratives pour les premières et sur leurs secrétaires généraux de mairie pour les secondes. «Au début de notre mandat, le directeur général adjoint, qui est devenu directeur général des services (DGS), nous a énormément aidés. Il ne faut pas oublier que les services sont les garants du bon fonctionnement de la commune. Il faut aussi prendre le temps de comprendre leur mission, leurs contraintes, d’organiser de vrais temps de travail avec les directeurs des services, de se mettre d’accord sur un certain nombre de postures et de clarifier le périmètre du champ d’intervention de chacun », estime Béatrice Delorme.

À Pontarlier, Patrick Genre a demandé à la direction générale «de réfléchir à l’organisation d’un séminaire destiné aux nouveaux élus, dès leur prise de fonction. Objectif : permettre à chaque direction de se présenter et d’exposer son travail ». Laurent Divay, qui a connu un changement de secrétaire de mairie juste avant le début de son mandat, sait à quel point elle ou il est indispensable pour tout nouveau maire. «Il m’est arrivé de contacter l’ancienne secrétaire de mairie, partie à la retraite, pour aller chercher l’information à la source », confie-t-il. D’ailleurs, pour Claudine Bereau, cette transmission se fera à deux voix : elle, pour le volet «terrain », la secrétaire de mairie pour tous les sujets administratifs.

Se mettre à la disposition de sa ou son successeur(e), cette posture, la plupart des maires sortants la partage. «Il y a beaucoup de choses à apprendre, à comprendre et je serai là, aux côtés de ma ou mon successeur(e), pour l’accompagner sur les premiers mois », informe Claudine Bereau. Patrick Genre se dit aussi ouvert : «Cela fait 31 ans que je suis élu à Pontarlier et j’ai la mémoire de ce qui s’est passé. Si le ou la futur(e) élu(e) le souhaite, je pourrais venir discuter avec elle ou lui dans les premières semaines. » Et de préciser : «Quelle que soit l’équipe et la couleur politique, mon approche restera la même. Libre à elle ou à lui d’en disposer. »

La connaissance accumulée pendant un ou plusieurs mandats ne se résume pas, en effet, aux archives, au demeurant importante (lire encadré). Elle se loge dans l’expérience, les contacts, les relations. Dans les petites communes, le maire est l’interlocuteur privilégié des habitants pour tout. Pour Claudine Bereau, qui est au conseil municipal depuis 1995 et maire depuis 2016, l’accompagnement de son successeur se fera aussi et surtout sur la connaissance de la commune et de ses habitants, sur les besoins de certains d’entre eux, des personnes âgées et aux personnes qui sont en difficulté… Même après un seul mandat de maire, rappelle Laurent Divay, il y a beaucoup à partager, du bon comme du moins bon.