Numérique : séparer usages personnels et professionnels

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I - Nom de domaine

Dans beaucoup de petites communes, la mairie dispose d’une adresse générique héritée – @wanadoo.fr, @gmail.com. Cette situation rend impossible la distinction entre échanges communaux et usages personnels. Par ailleurs, elle induit un nettoyage hasardeux lors du changement d’équipe municipale.

La solution s’appelle le nom de domaine communal. Pour quelques euros par an, la commune dispose d’une adresse en @mairie-nomcommune.fr ou @nomgéographiquedelacommune.fr permettant de créer des adresses nominatives pour chaque élu, différenciées de leur adresse personnelle. Cela doit être une priorité : de plus en plus de portails administratifs exigent une adresse nominative liée à un domaine professionnel pour pouvoir se connecter de manière sécurisée.

Des offres mutualisées existent, notamment avec le déploiement de la «Suite territoriale » de l’Agence nationale de la cohésion des territoires (ANCT) via les opérateurs publics de services numériques (OPSN, lire notre article et ci-dessous). En attendant cette migration, il est recommandé d’utiliser des boîtes mail distinctes, l’une pour les élus et l’autre pour la commune.

Autre point de vigilance : utiliser des mots de passe robustes pour la messagerie et les changer régulièrement.  
 

II - Un téléphone, deux mails

Deux téléphones ne sont pas forcément à la portée des élus de petites communes. Sur un même téléphone, la séparation se construit en créant deux boîtes mail dans l’application messagerie, sans installation supplémentaire.

Pour les contacts, créer un groupe «Mairie » regroupant les interlocuteurs liés au mandat : administrés, services de l’État, partenaires institutionnels. En fin de mandat, ce groupe est transmissible ; les données personnelles restent séparées.

Pour les échanges entre élus du conseil municipal, utiliser une application distincte et chiffrée, plutôt Signal, Treebal ou Telegram que Whatsapp, en attendant l’ouverture (à l’étude) de Tchap (messagerie pour les agents de l’État) aux collectivités.  
 

III - Deux comptes utilisateurs

Sur Windows comme sur MacOs, il est possible de créer plusieurs comptes utilisateurs. Il est conseillé d’en créer un, réservé aux affaires communales : fichiers, historique de navigation internet, contacts et favoris seront alors séparés du compte personnel. Des données qui gagneront à être sauvegardées sur une clé USB ou un disque dur externe étiqueté «Mairie ». Cette sauvegarde facilitera une transmission des données entre mandatures.    
 

IV - Préserver les données

Les données communales et, a fortiori, les fichiers d’administrés ne doivent jamais transiter par des services de stockage en ligne personnels (Google Drive, iCloud). Si le compte personnel de l’élu est compromis alors qu’il contient de telles données, c’est la responsabilité de la commune qui est engagée. Et pour mémoire, il est interdit d’utiliser les données communales, notamment d’état civil, pour adresser des félicitations, des condoléances ou faire de la prospection sans consentement explicite des personnes.

Les données communales doivent enfin transiter par des réseaux sécurisés en évitant les points WiFi ouverts à tout le monde.  
 

V - Réseaux sociaux

Selon la même logique, la commune doit privilégier sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn… ) des comptes officiels distincts de ceux des élus. Il s’agit de dissocier explicitement les informations communales des prises de position personnelles. Cette dissociation facilite aussi la transition entre les équipes municipales.