Visio-conférence : choisir les bons outils

Si l’on devait retenir un point positif de la crise sanitaire, ce serait certainement celui d’avoir réussi à nous faire découvrir de nouveaux outils de travail numériques. À commencer par les logiciels de visio-conférence destinés à favoriser le travail et les échanges à distance. Des outils essentiels, alors que la loi du 14 novembre 2020 prolongeant l’état d’urgence sanitaire a rétabli pour les conseils municipaux et communautaires la «possibilité de réunion par téléconférence des organes délibérants », de manière rétroactive, à savoir du 31 octobre 2020 au 16 février 2021 inclus. Mais la visio-conférence présente aussi un réel intérêt pour le télétravail et ces nouveaux outils vont faire partie des nouvelles habitudes dans nos mairies. Cependant, pour que l’exercice «distanciel » ne se transforme pas en véritable calvaire, encore faut-il être en mesure de choisir les outils les plus adaptés à ses besoins. Par-delà les solutions sur mesure développées par des sociétés de services en ingénierie informatique (SSII), on recense aujourd’hui sur le marché pas moins d’une bonne dizaine de logiciels et applications sérieux permettant la visioconférence (Google Meet, Cisco Webex Meetings, Zoom, Sofa-Speechi, GoToMeeting, Livestorm, Star Leaf, Skype, Whereby, BlueJeans, Zoho Meeting, Microsoft Visio, Slack, etc.). Difficile de s’y retrouver ! Aussi importe-t-il de se poser les bonnes questions avant de jeter son dévolu sur telle ou telle solution. La première question à se poser concerne le nombre de personnes qui seront amenées à utiliser l’outil. Quel sera le nombre maximum de participants aux réunions ? Ceux-ci seront-ils amenés à travailler en commun sur différents documents en «coédition » ? Les besoins concernent-ils seulement les élus ou également les agents municipaux ? Entre un simple outil de «webinaire » conçu pour une dizaine de participants et un logiciel plus développé capable de réunir simultanément plusieurs milliers de participants, il importe de savoir correctement positionner le curseur. D’une manière générale, la plupart des logiciels permettent d’organiser une réunion en ligne  de plusieurs centaines de participants. Un chiffre amplement suffisant pour une réunion de conseil municipal, un groupe de travail, voire une rencontre en ligne avec les habitants. Parmi les fonctions indispensables pour être efficace, la solution retenue doit prévoir la possibilité de partager des fichiers, un ou plusieurs écran(s) ainsi que des messages en direct via un «chat ». On parle alors de fonctions «collaboratives ».

BIEN ÉVALUER LES BESOINS

Bien vérifier également que l’application propose une option permettant d’enregistrer les séances, ne serait-ce que pour faciliter le compte-rendu des réunions qu’il s’agira ensuite de rédiger. Sur le plan technique, certains outils permettent de générer, à l’issue de chaque réunion, un fichier «vidéo » (généralement assez lourd en fonction de la durée de la réunion) ainsi qu’un fichier «audio » (beaucoup plus léger et amplement suffisant pour aider à la rédaction du compte-rendu). Ces fichiers s’affichent alors automatiquement sur le bureau de l’organisateur de la réunion à la fin de celle-ci. Libre à ce dernier ensuite de transmettre ces fichiers ou de les réenregistrer sur les supports de son choix (disque dur externe, clef USB, réseau interne, cloud, etc.).

TESTER AVANT DE SE LANCER

Côté coût, le prix des solutions en location varie du simple au décuple. Compter ainsi entre trois et une trentaine d’euros par mois selon la formule retenue. Mais attention, un coût plus élevé ne signifie pas obligatoirement un meilleur outil ! Pour une commune de taille modeste, un logiciel loué aux alentours de 20 e/mois se révèlera suffisant. Un tarif à comparer avec l’achat proprement dit d’un logiciel dont les coûts peuvent s’envoler au-delà de plusieurs centaines d’euros, voire plus. À noter aussi : le coût de location d’un système n’est pas directement proportionnel au nombre de participants aux réunions. Acquérir une licence unique permet en effet à l’organisateur d’inviter les participants sans qu’il leur soit nécessaire d’acheter, voire d’installer le logiciel. Un simple mail adressé aux invités comportant un lien de connexion suffit alors. Dans tous les cas, ne pas hésiter à profiter d’une version d’essai gratuite, ou aux fonctionnalités limitées, afin de se familiariser préalablement avec l’outil. À la communauté d’agglomération Pau-Béarn-Pyrénées (64), Thierry Courcet, directeur des services informatiques (DSI), a rapidement su familiariser les élus et les agents avec ces nouveaux outils de communication. «Brancher sa webcam, utiliser le micro, etc., ce ne sont pas des gestes habituels pour un certain nombre de personnes », constate le directeur, qui relève cependant aujourd’hui qu’« ils ont goûté à cette possibilité et vont probablement en profiter à l’avenir. Mais la culture du management devra évoluer progressivement pour tirer pleinement parti de ce mode de travail », souligne-t-il. «Le plus dur, c’est de se lancer. Maintenant que c’est fait, tout le monde va suivre », témoigne encore Franck Raynal, maire de Pessac (33). Sa commune a été la première de l’agglomération bordelaise à réunir ses conseillers municipaux en visio-conférence lors du premier confinement au printemps dernier.