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Maires de France
Pratique
juin 2020
Élections

Le récolement des archives municipales et intercommunales

À sa prise de fonction, le maire ou le président de l'établissement public de coopération intercommunale endosse la responsabilité des archives.

Illustration
© Adobestock
Les communes et EPCI sont propriétaires et responsables de leurs archives, au civil et au pénal. Juste après l’élection municipale, un procès-verbal (PV) actant la transmission de cette responsabilité au nouveau maire (y compris en cas de réélection du maire sortant) doit être dressé, accompagné d’un récolement des archives (état des lieux) du mandat écoulé. Il est conseillé d’en faire autant au niveau de l’EPCI.

1 Périmètre du récolement
Les archives d’une commune sont constituées par l’ensemble des dossiers, données et documents, quels que soient leur date, leur forme ou leur support, produits ou reçus dans le cadre de l’exercice des missions de service public. Une circulaire du 1er décembre 2019 détaille la mise en œuvre de l’obligation de récolement à la suite des élections (lire la référence ci-contre). Elle propose, en annexe, un modèle-type de procès-verbal et de récolement pour les petites et les grandes communes. 
Les archives des élus membres de l’exécutif produites ou reçues dans le cadre de leurs fonctions sont également à prendre en compte dans le récolement. Celui-ci concerne donc aussi bien des dossiers clos que des documents récents conservés au secrétariat de la mairie ou dans les services. Il faut récoler les archives même non classées ni inventoriées : relever l’existence de ce vrac, en calculer le volume et, de manière approximative, en évaluer le contenu et la période. S’il y a eu disparition de documents (inondation, incendie, vol…), il faut l’inscrire dans le récolement.

2 Transmission  
C’est juste après l’élection du maire que cet inventaire des documents les plus importants, conservés par la commune, doit être dressé, accompagné du PV de décharge par l’ancien maire et de prise en charge par son successeur. Juridiquement, le procès-verbal formalise le transfert de responsabilités du maire sortant au nouveau maire (ils le signent tous les deux) et permet de certifier l’existence des archives à un moment donné. Le PV et le récolement annexé sont établis en trois exemplaires : un pour le nouveau maire, un pour le maire sortant, un pour le directeur des archives départementales. Le maire réélu n’est pas dispensé de cette tâche. 
Pour les communes ayant connu une fusion depuis les dernières élections, c’est au maire de la commune-siège de signer le PV de récolement de l’ensemble des communes composant la commune nouvelle (art. L. 2113-1 du CGCT), même s’il existe une commune-siège et des communes déléguées, précise la circulaire.
 
3 Conditions de conservation
Dans le cadre du récolement, il faut recenser les locaux (actuels ou anciens non vidés) où des archives pourraient être conservées. Certains locaux communaux sont parfois susceptibles de contenir des archives de la commune (écoles…). En cas de lacunes manifestes dans les archives récolées, il convient d’investiguer. Pour rappel, les circulaires du 28 août 2009 et du 22 septembre 2014 précisent les modalités de tri et de conservation des archives. Les archives communales doivent être conservées dans un bâtiment public aménagé à cet effet et dont l’accès est réservé aux personnes habilitées. Pour les registres de l’état civil de moins de 120 ans et les autres documents de moins de 50 ans n’ayant plus d’utilité courante (mais à conserver en cas de contrôle ou de recours), les communes peuvent soit les conserver elles-mêmes, soit les déposer, par convention, au service d’archives de l’EPCI dont elles sont membres ou à celui d’une autre commune membre désignée par cet EPCI. Des règles s’appliquent aux communes de moins de 2 000 hab., pour les registres de l’état civil de plus de 120 ans et autres documents de plus de 50 ans n’ayant plus d’utilité courante (obligation de dépôt au service départemental des archives, avec possibilité de dérogation).

Fabienne NEDEY

 

      
Références
• Circulaire DGP/SIAF/2019/009 du 1er décembre 2019.
• Circulaire DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014. 
• Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009. 

Des ressources à disposition des élus
L’Association des archivistes français (AAF) a lancé une campagne de sensibilisation : « Élections municipales et communautaires : un seul choix, l’archivage ! ». 
Elle rappelle l’importance de la conservation et de l’archivage des documents pour la continuité de l’action publique. Elle insiste sur le fait que la responsabilité des archives incombe plus particulièrement au maire, lors de sa prise de fonction. Cette prise de responsabilité est matérialisée par le procès-verbal de récolement, qui décharge le maire sortant. Pour accompagner les collectivités dans leurs obligations, l’AAF met à leur disposition des ressources sur son site www.archivistes.org
 
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Cet article a été publié dans l'édition :

n°380 - Juin 2020
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