Communes recherchent secrétaires de mairie

Les tensions sur le métier de secrétaire de mairie s’intensifient. D’année en année, les études sur la fonction publique territoriale (FPT) pointent cette difficulté. Raison essentielle : le manque d’attractivité de ces postes, à la fois peu rémunérés et mal reconnus. Les secrétaires de mairie sont le deuxième métier le plus recherché dans la FPT après les enseignants artistiques.
À la différence près qu’une petite commune ne peut guère fonctionner sans secrétaire de mairie. Certains maires s’y sont essayés. Sans succès. «Le cumul des fonctions de maire et de secrétaire de mairie n’est pas tenable », assure Jean-Luc Delaunay, maire de Mecé (Ille-et-Vilaine, 607 hab.) qui a rempli les deux rôles pendant de nombreux mois entre 2020 et 2022. «J’étais tout le temps à la mairie, sept jours sur sept, tôt le matin jusqu’à tard le soir. Et j’étais déjà à la retraite. J’ai dû apprendre comment fonctionnaient les logiciels, je faisais tout : les mandats, les titres, etc. Si la situation avait perduré, j’aurais rendu mon tablier de maire. »

D’autres élus ont tenté de sortir du cadre de la FPT en passant un marché public avec une société pour remplir les missions d’une secrétaire de mairie. Une piste à proscrire ! Aucune disposition législative ou réglementaire ne permet à une commune de déroger «au principe selon lequel ces emplois permanents doivent être occupés par des fonctionnaires ou (…) par des agents contractuels », a récemment rappelé le juge administratif (CAA de NANTES, 4e chambre, 29/10/2021, 20NT02088) à propos d’une commune de 1 300 habitants.

Faute pour le moment de réelles avancées législatives ou réglementaires (lire p. 37) de revalorisation du métier, l’un des principaux leviers pour tenter d’enrayer les difficultés de recrutement, et surtout d’anticiper le choc des départs à la retraite (un tiers des effectifs doivent partir d’ici à 2030), reste la formation. Cette année, se multiplient ainsi les modules ciblant les agents publics en poste, les demandeurs d’emplois, les étudiants.

Ici et là se mettent en place des partenariats avec les acteurs institutionnels que sont les délégations locales du Centre national de la fonction publique territoriale (CNFPT), dont la mission est de former les agents territoriaux, les centres de gestion (CDG) chargés de la gestion des ressources humaines pour les collectivités et leurs établissements de moins de 350 agents, et Pôle emploi. Les associations départementales des maires complètent parfois l’équipe partenariale. Pour la formation des secrétaires de mairie, les formules varient, les embûches administratives sont fréquentes, mais l’idée reste d’attirer des demandeurs d’emploi vers le métier de secrétaires de mairie.  

Le Val-d’Oise (95), département de la banlieue parisienne où le taux de chômage frise les 13 %, est lui aussi touché par la pénurie de secrétaires de mairie. Notamment à son extrême ouest où les maires de la communauté de communes Vexin Val de Seine (26 communes, 17 000 hab.) peinent à trouver des candidats et où il existe du «turn-over dans les communes de l’EPCI » sur ces postes, selon le président de l’intercommunalité et maire de la commune de Villers-en-Arthies, Jean-François Renard.

L’Union des maires du Val-d’Oise a donc poussé pour mettre en place une opération en direction des demandeurs d’emploi. Pôle Emploi et le CNFPT ont, fin 2021, lancé une formation de 25 jours complétée par un stage en commune et/ou en EPCI. Principal écueil : «Les personnes ne connaissaient pas du tout le monde des collectivités locales », déplore Philippe Tissier, le directeur de l’Union des maires du Val-d’Oise.
 

La formation est primordiale

« Une secrétaire de mairie n’est pas la secrétaire du maire, ni une secrétaire de direction ! Pôle emploi a fait une première sélection de CV, j’en ai fait une seconde pour garder dix candidates, précise-t-il. À l’issue de la formation, je les ai à nouveau reçues une par une. Sur dix, quatre sont devenues secrétaires de mairie, quatre autres agents territoriaux. Nous n’avons pas de nouvelles des deux autres. Le bilan est mitigé : outre les tracasseries administratives, l’initiative a permis d’injecter deux à trois personnes dans le système. » En Moselle, le CDG 57, en partenariat avec le CNFPT Grand Est et Pôle emploi, vient de fêter la troisième promotion de stagiaires formés au métier de secrétaire de mairie. Il annonce 53 stagiaires formés depuis 2020.

Si la formation des demandeurs d’emploi apparaît simple et de bon sens, certains maires supportent mal les écueils administratifs qui peuvent apparaître du côté du CNFPT pour la mettre en œuvre sur leur territoire. La raison est liée à la mission même de l’établissement et à un biais législatif (lire ci-dessous).
 

En attendant, «et comme il y a urgence, le CNFPT assure quand même ces formations à destination des demandeurs d’emploi, même s’il ne se fait pas rembourser par Pôle emploi », assure l’établissement. Par ailleurs, le CNFPT accompagne les collectivités et secrétaires de mairie via son offre classique de formation. Il propose également un itinéraire de formation dédié à ces agents, publie un magazine qui leur est destiné (SeMa’Actu est une veille juridique rédigée par des professionnels sur des sujets traités par les secrétaires de mairie), une e-communauté de 7 000 adhérents dans laquelle chacun peut trouver des documents utiles (ex. : modèles d’arrêtés), échanger entre professionnels et poser des questions. Pour l’avenir, le CNFPT est en train d’adapter ses formats de formation afin que celles-ci soient moins chronophages et plus accessibles pour les secrétaires de mairie, souvent seules dans leur mairie et éloignées des lieux de formation.

Former des demandeurs d’emploi est loin de résoudre les problèmes de recrutement. Ces formations, si elles sont bienvenues, ne suffisent pas à rendre un agent néophyte opérationnel. «On ne devient pas secrétaire de mairie en deux ou six mois. Il faut compter déjà un an pour une bonne prise de poste, et des années pour bien exercer le métier, surtout si on n’a pas les connaissances ni les compétences au départ », affirme Christelle Fournier, secrétaire de mairie dans le Lot, à Gigouzac (292 hab.) et Calamane (457 hab.), participante à un groupe Facebook pour revaloriser le métier.

Jean-Paul Welzer, maire de Saint-Agnant- près-Crocq (175 hab., Creuse), lui-même ancien fonctionnaire, confirme : «On ne peut pas prendre n’importe qui, formé en 15 jours sur le plan théorique par Pôle emploi. Pour connaître toutes les relations avec les institutionnels, les logiciels agréés pour les recettes et les dépenses, ne pas faire d’erreur. Sans oublier qu’il est de plus en plus demandé aux petites communes. Les secrétaires de mairie ont besoin d’une véritable formation ! », insiste-t-il.
 

Rendre attractif le métier... et s’entraider

On le sait, le métier touche à beaucoup de domaines : état civil, finances, urbanisme, ressources humaines, etc. «C’est aussi un métier psychologique », ajoute le maire creusois. Un métier qui demande de la diplomatie, de la discrétion… et «du savoir-être. Il faut des personnes qui présentent bien, qui savent accueillir le public. Ça ne s’invente pas ! Dans la Creuse, sur 13 personnes (dont une diététicienne, une aide-­soignante, un barman…) formées en 15 jours, une dizaine avaient un manque de connaissances [du monde territorial]. Ça va passer ou ça va casser », prévient Jean-Paul Welzer, qui a sonné l’alerte dans la presse locale au printemps dernier.

Le maire a cherché une secrétaire de mairie pendant six mois et vient de trouver sa nouvelle collaboratrice, Fanny Robert, fonctionnaire depuis 19 ans dans une communauté de communes : «J’étais coordinatrice France services et Engagement jeunes. J’ai fait ce choix pour retrouver de la polyvalence », explique-t-elle. Elle travaille à Saint-Agnant-près-Crocq depuis le 1er juillet 2022, tout en étant encore à mi-temps sur son ancien poste en communauté de communes. À terme, elle deviendra secrétaire de mairie sur deux communes.

Le manque d’attractivité de ce métier perdure. Dans la Creuse, seules 15 secrétaires de mairie sont formées par an via le centre de gestion, qui assure ne pas parvenir à augmenter le nombre. Face à cette pénurie, l’Institut de préparation à l’administration générale de Limoges, avec l’appui des CDG de la Corrèze, de la Creuse et de la Haute-Vienne, a décidé, en mai dernier, d’ouvrir un diplôme universitaire «Responsable d’administration communale » pour former des secrétaires de mairie en neuf mois, avec des promotions de 45 personnes à partir de la rentrée 2022. Jean-Paul Welzer se montre plutôt pessimiste pour les petites communes : «ce n’est pas après un cursus à l’université de Limoges qu’un candidat va se présenter à Saint-Agnant-près-Crocq ».  

Le modèle du diplôme universitaire pour former des secrétaires de mairie essaime pourtant un peu partout cette année, même si certaines formations existent déjà depuis plusieurs années (depuis 2008 à l’université de Pau et des Pays de l’Adour, quand celui de l’université de Lorraine en est à sa cinquième promotion). Dans le Gard, un tiers des communes vont être concernées par des départs à la retraite d’ici à 2024, selon le CDG.

Ce dernier a donc collaboré avec l’université de Nîmes pour proposer, depuis mars 2022, un diplôme universitaire s’adressant aux agents publics «exerçant ou prétendant » à exercer les fonctions de secrétaire de mairie et aux étudiants. L’opération est soutenue par la section départementale du Syndicat national des directeurs généraux des collectivités territoriales (SNDGCT) et de l’Institut de droit public de l’ordre des avocats de Nîmes. La session 2022 de la formation a été victime de son succès, certains agents ayant été refusés faute de place.
 

Autre écueil : même formés, les nouveaux ont du mal à persévérer. Notamment ceux qui viennent du privé et qui ne se rendent pas toujours compte des responsabilités et des nombreuses missions du poste. C’est arrivé au maire de Mecé. «J’ai eu une personne qui est restée une demi-journée ! Elle est arrivée le lundi matin, elle a participé à une réunion de bureau, elle était totalement perdue. À midi, elle m’a dit qu’elle ne reviendrait pas… », se souvient Jean-Luc Delaunay.

Pour éviter la noyade d’entrée, l’appui d’un réseau semble essentiel. Les secrétaires de mairie d’un même EPCI travaillent souvent ensemble, des associations ou des amicales départementales existent aussi. Ainsi que désormais des groupes sur les réseaux sociaux. Fanny Robert «lit » d’ailleurs «tous les jours » un groupe Facebook pour s’informer.

Le CDG d’Ille-et-Vilaine a lancé une expérimentation de tutorat pour la prise de poste. Jannick Nicole, secrétaire de mairie à Noyal-sous-Bazouges (380 hab.) et présidente de l’Association des secrétaires de mairie 35, qui sera à la retraite «dans quatre ou cinq ans et qui souhaite transmettre sa passion », y participe en tant que tuteur : «Cet accompagnement est très intéressant car les secrétaires de mairie sont isolées et il faut être dans la collectivité pour bien comprendre son environnement, ses spécificités. Chaque élu est différent. Il faut trouver la bonne posture », qu’une secrétaire de mairie expérimentée peut aider à trouver.

« Souvent, les personnes ne restent pas sur les postes car elles trouvent le métier complexe et trop lourd, constate Jannick Nicole. Quand j’ai démarré, j’allais voir les collègues et j’allais faire du bénévolat dans d’autres communes pour me former. » Aujourd’hui, impossible d’apprendre le métier sur le tas de cette manière. «C’est compliqué d’accueillir un bénévole dans une mairie car cela engage beaucoup de responsabilités. Et le métier a considérablement évolué avec le transfert de compétences de l’État vers les collectivités. Il requiert de l’ingénierie et une formation spécifique », relève-t-elle. «La formule du tutorat sous l’égide du CDG apporte un cadre avec des objectifs et un programme adapté à la collectivité. » Cette démarche peut aider à conforter les néophytes, même si pour certains cela reste difficile.
 

Conditions de travail

Au-delà des formations et entraides entre secrétaires de mairie, les conditions et l’environnement de travail à la mairie constituent un autre élément essentiel pour recruter ou inciter une secrétaire de mairie à rester en poste. Jean-Luc Delaunay, qui craint comme beaucoup de maires la concurrence entre collectivités, a décidé de faire un «effort financier important ». Le poste de secrétaire de mairie relève désormais de la catégorie B, contre C auparavant. Il n’a pas pris la totalité de ses indemnités d’élu pour pouvoir reverser la somme dans le budget et embaucher. «Il faut savoir ce que l’on veut. On n’a rien sans rien. Je ne regrette rien », dit-il.

À Villers-en-Arthies, Jean-François Renard avait consenti des aménagements sur les horaires, une prime de fin d’année… Cela n’a pas suffi. La secrétaire de mairie a demandé sa mutation lors de la réalisation de cette enquête. Avant cet épisode malheureux, il envisageait déjà de recruter, au sein de la communauté de communes qu’il préside, «une secrétaire de mairie “voltigeuse”. Il s’agira d’une création de poste. Nous mutualiserons ainsi le service. Quand la personne exercera à l’EPCI, celui-ci la rémunèrera. Quand elle travaillera pour une commune, son temps sera en quelque sorte revendu à la commune ».

Dans la Manche, Charly Varin, maire de Percy-en-Normandie (2 688 hab.), président de ­Villedieu Intercom (15 900 hab., 27 communes) et président de l’Association départementale des maires, a déjà mis en place une solution similaire avec huit secrétaires de mairie embauchées par l’EPCI (lire ci-dessous). Mais il avertit que cette solution était avant tout adaptée au contexte local.

L’employeur unique peut poser le problème de la relation spécifique qui existe entre un maire et une secrétaire de mairie. «Le binôme existe chez nous car les secrétaires de mairie vont toujours dans les mêmes communes et les maires participent aux entretiens de recrutement avec les services RH de la communauté », assure-t-il.

La secrétaire de mairie, «c’est la mémoire de la commune, on doit pouvoir avoir confiance, considère Jean-François Renard. Les choses peuvent vite dériver. Il y a quelques années, j’ai dû me séparer d’une secrétaire de mairie qui me cachait tout. Dans ce métier, il faut être droit et être “une tombe” ! Il s’agit vraiment d’un profil particulier. » Une secrétaire de mairie connaît en effet toute la vie de la commune.

La relation de confiance avec le maire est primordiale et se construit au fil du temps. «J’ai eu un maire qui était ancien élu de l’opposition, explique Jannick Nicole. Il avait une certaine méfiance au départ. Je restais très objective sur les dossiers et lui donnais tous les éléments. Il a connu plusieurs démissions dans son conseil municipal. Je l’ai accompagné et aidé à le reconstituer. De là est née la confiance. Les élus ne sont pas des professionnels, ils remplissent une fonction. La plupart ont un métier en dehors de la mairie. Quand ils débutent aux fonctions de maire, il faut les accueillir, leur expliquer parfois l’environnement territorial, construire la confiance, ne pas leur faire peur avec les nombreuses responsabilités qui sont celles d’un maire, estime Jannick Nicole. Cela demande bien une année. Une secrétaire de mairie doit laisser de la place au maire nouvellement élu, surtout lorsqu’il est jeune et qu’il y a une différence d’âge. Il faut savoir donner les clés : apporter le côté technique mais laisser les élus décider en toute autonomie. C’est très important. » Lorsque la confiance ne s’installe pas, la séparation devient inéluctable.  

La secrétaire de mairie conseille le maire et lui permet de respecter les règles, par exemple celles de la commande publique. «Le maire prend la décision mais il est toujours bon d’avoir l’avis de quelqu’un d’autre et qui nous permette de rester dans les clous juridiques », estime le maire de Mecé, Jean-Luc Delaunay. Et puis le maire a plutôt aussi intérêt à avoir quelques notions de gestion des ressources humaines, pour ne pas dire de management : «Il faut avoir de la considération et du savoir-vivre, estime Jean-Luc Delaunay. Je ne regarde pas les horaires, je fais confiance. Si on a besoin de boire un café ensemble, nous allons au bar à côté. Il est important que les gens se sentent bien dans leur travail ! »

 

 

 

 

 

 

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